ניהול זמן בתקופת חיפוש העבודה

לפני כשנה, הייתי מועמדת מובילה לפרויקט תעסוקתי גדול ובעל משמעות. הצד המראיין ניסה לשמר אותי ככל יכולתו, טלפונים ומיילים לוודא שאני אכן ״עדיין רוצה״ את העבודה, המלצות עליי בפייסבוק מבלי לעבוד יחד דקה, שיחות לבביות והבנה אינסופית של המגבלות שלי (נו… גרה בצפון, עסוקה עד אינסוף, אוכלת רק כשר, ועוד).

הראיון נקבע ליום שהיה לי נוח בו, עם אנשים שדאגו להכיר לי את כולם. בירושלים.

האמת, הגעתי לשם וגמגמתי. הטלפון מהגורם המזמן והמאוכזב יש לומר לא איחר לבוא.

כן, גם אני הייתי מאוכזבת מהביצועים של עצמי. השמעתי ספיץ׳ שלא משקף את היכולות שלי, בקושי עניתי על שאלות שבדרך כלל אני עונה מתוך שינה… וזה לא היה הכל. נשמעתי כמו סטודנטית מבוישת ששואלת את המרצה ובטח לא כמו אחראית מקצועית על פרויקט גדול.

האשמתי את עצמי, את חוסר הכריזמה שלי ואת חוסר הרלוונטיות של ההכנה שעשיתי. איך לא חשבתי על הכל. ואולי זאת היתה הבחירה שלי ללבוש סוודר ולא ג׳קט, את הבושם שבדיוק נגמר?

ואולי זה היה כי הגעתי לירושלים בשעה 10 וזה היה קצת מוקדם עבורי?

זאת פרפראזה מתוך ספר של דן פינק When שפורש בפנינו את עיקרי ניהול הזמן של המאה ה- 21. כבר לא השאיפה 'להספיק', 'לתעדף' או 'להאציל סמכויות'. כשכבר אין לאן לברוח, כשהסלולרי איתנו כל הזמן, הכי קשה להיות פרודוקטיבי.

אני אלופת ניהול הזמן הלקוי. מסוגלת לקבוע שתי פגישות באותה שעה, לגלות שמחר ב-8 בבוקר מגיע מתקין המזגנים, שילמתי קנסות למע״מ כי הייתי יודעת בשיא הבהירות שצריך לשלם ב-20 לחודש (ולמעשה, מי שלא יודע, המועד האחרון לתשלום הוא 19 לחודש בשעה 18:30 ולא דקה אחת יותר).

אבל ניהול הזמן בתקופת חיפוש העבודה זה לא ״להספיק״ או ״לתכנן״… זה משהו שבין אמונה עיוורת שהכל יצליח לבין אמנות האלתור וקבלת החלטות קטנות כל יום מחדש.

בקיצור, התנהלות באי וודאות מוחלטת- ובזה תמיד הצטיינתי.

לכאורה, זמן זה המשאב היחיד שלא חסר למחפשי העבודה. כי הם הרי לא עוסקים בשום דבר משמעותי… ואז כולם ממש מנסים למצוא לך תעסוקה. וזה, אגב, לא נכון! לו חיפוש עבודה היה מקצוע, הייתי כותבת את זה בקורות החיים כך:

2019: מחפש עבודה, חברת 'אני בע"מ'

• אפיון המוצרים, ניתוחי SWOT, ביצוע מחקר השוק, פילוח קהל היעד.
• בחירת אסטרטגיה אפקטיבית, תכנון וניהול משאבים אישיים ותקציב.
• כתיבה שיווקית של מסמכי המוצרים ודפי נחיתה ודיוורים אינטרנטיים, הפקת דו"חות Excel.
• פעילות במדיה חברתית: כתיבת פרופילים ואופטימיזציה, בקרה על נראות הפרופילים.
• גיוס לקוחות פוטנציאליים, העברת פרזנטציות על מהות המוצר תוך הדגשת יתרונותיו.
• ניהול מו"מ על תנאיי העסקאות, תוך יצירת WIN-WIN בשני הצדדים.
• הטמעת תהליכי בקרה ומשוב, למידת מיומנויות מכירה ומו"מ.
• יצירת שיתופי פעולה אסטרטגיים, נטוורקינג, רתימת שותפים בסביבה עסקית וחברתית.
• גידול של 80% במספר לקוחות מתעניינים, תוך פחות מחודשיים.

ויש גם יעדים:

• בין 2-5 משרות חדשות (תלוי בתפקיד) ליום.
• בין 3-5 אנשי קשר חדשים לנטוורקינג ליום.
• בין 3-5 שיחות טלפון עם אנשים (חדשים וגם follow ups) ליום.
• 2-3 פגישות קפה בשבוע.

בדקו את עצמכם האם אתם אכן כן עומדים ביעדים אלה. אם לא, סביר להניח שמציאת העבודה תתרחק.

אז איפה אפשר לטעות כאן?

בעצם, אחת הבעיות הקריטיות בתקופת החיפוש היא התחפשות של הדברים החשובים ללא חשובים וההיפך. כי הכל נראה פתאום קריטי: ראיון בחברה X חשוב יותר מראיון בחברה Y כי… השכר שם גבוה יותר (למשל), או כי

התוצאה המתבקשת היא ש״לא נשתדל״ בהגשת מועמדות לתפקידים לא חשובים לכאורה, ונשתדל בהגשה לתפקידים סופר חשובים לכאורה. לצערי, יותר מידי פעמים כבר נכחתי לדעת שמהצד השני הדברים נראים שונה לגמרי. כי לעתים דווקא בתפקיד הלא חשוב יש יותר אופציות ניוד ואילו התפקיד החשוב הו dead end, ואך יותר מזה: בתפקיד הלא חשוב לכאורה אתה ה- מועמד, ובתפקיד החשוב אתה בעצם ״הצעה השנייה״ והסופר שולית.

זמן של אחרים

גם ביחסים המשפחתיים חלה בדרך נוצרת מתיחות מסוימת. אם אתה פנוי, אתה פנוי להובלות, קניות בסופר, התקנת מכשירי חשמל ואיסוף הילדים מהגן. מה שמצמצם את הזמן הנחוץ לפעילויות החיפוש, למשל, לנטוורקינג הכל כך הכרחי. והנה לכם כמה טיפים להתנהלות בתקופה הזו. לכל משימה בתהליך החיפוש יש לתת את הזמן והכבוד שלה.  זה אפילו עוד הרבה יותר קריטי, הרי מהצד השני קיים כאן המגייס, וגם הוא מכתיב צעדים רבים.

בואו ניקח את הפעילות הרשתות החברתיות, ובעיקר ב-LinkedIn.

למשל, לא פעם קיבלתי הודעות LinkedIn בשעה 2:00 בלילה, הודעות whatsapp ״פנויה לשיחה?״ בשעה 22:45, ועוד.  אור שמדובר בפעילות לא מקובלת.

התחשבות בזמן של אחרים תיראה כך: LinkedIn בבוקר ובערב (7:30-10 ואז 20:00-22:00), שיחות נטוורקינג והתייעצות בנסיעה לעבודה ) 8:00-9:00)  ובחזרה ממנה (15:30-17:00 אני בדרך כלל)

אם סיכמתם על זמן שיחה בשעה מדויקת, חשוב לעמוד בו.

בעבודה עם הד האנטרים, עדיף לכתוב קודם ולא להתקשר כ- default. מדובר באנשים סופר עסוקים שזמן שלהם שווה כסף. לכן, הבקשות לשיחה יכולות להתברר כמאכזבות. אנשי השמה אוהבים לדבר כאשר יש להם משרה עבורכם. וזה לא מרוע לב, פשוט באמת מחוסר זמן ומריבוי הבקשות.

כחלק מניהול הזמן, חשוב להקדיש זמן לתכתובת וכדי לייעל, פשוט נכתוב 2-3 טמפלייטים לפניה למעסיקים.

הטמפלייט יתחיל ביישור קו שאתם מבינים במה אותו איש ההשמה עושה.

זמן שלי

זוכרים את הכישלון המפואר שלי בירושלים?

לכל אחד מאיתנו יש זמן וקצב משלו. יש שמתפקדים טוב בבוקר, יש שבלילה. בנוסף, חלק מהמשימות קלות יותר עבורנו, וחלק קשות יותר. למשל, יש אנשים שדוחים ״למחר״ את משימות הקשות יותר.

כדי לבצע חלק גדול מהן למרות הכל, מומלץ למפות אותן. המיפוי יכול לסייע לצמצם את הדחיינות.

האם המשימה: אנליטית, ביצועית או יצירתית? האם היא מחייבת לעשות משהו שאנחנו לא ממש אוהבים, כמו שיחות על סטטוס מועמדות לחלק מהאנשים או חיפוש אנשים ב- LinkedIn… תנו לכל משימה ציון ברמת האנרגיה שיש לכם לביצועה לעומת האנרגיה הצפוייה אצלכם. ותתאימו לכל דבר את הזמן המתאים במהלך היום, וגם את הזמן של אחרים. אני למשל ממש לא אוהבת לקיים את השיחות החשובות ביותר בשעות הבוקר המוקדמות, אני יותר טובה בהם אחרי הצהרים.

והדבר החשוב ביותר בהקשר הזה הוא ההפסקה. בעת הזאת של קשב מוגבל, הרצאות TED באורך של עד 18 דקות בלבד, Pomodoro timer שמתווה את האורך של 25 דקות כיחידת התייחסות בסיסית.

כל יחידה מהווה sprint ואוטומטית יוצרת מחוייבות לביצוע, ולאחר מכן הפסקה קטנה שמשלבת תנועה, מדיטציה, office yoga, ובהפסקה הגדולה יכולה לכלול זמן עם חברים, מישהו שלא דיברנו כבר זמן מה, מייל, קפיצה למישהו, ועוד.

כל הפעולות הללו בונות ומבטיחות את ה- mindset ההכרחי ביותר למציאת העבודה.

שלך,

יעל